Polityka prywatności publicznej strony internetowej THaiva

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest n8.software Piotr Gnyp, ul. Jędrzychowska 20D, 65-385 Zielona Góra, Polska, NIP: 9292070264, REGON: 521530737, dalej jako “Administrator” lub “N8 Software”.

THaiva jest nazwą produktu oferowanego przez Administratora i nie stanowi odrębnego podmiotu prawnego.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem privacy@thaiva.com. Zgłoszenia techniczne należy kierować na adres support@thaiva.com.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Na podstawie obecnego charakteru i skali przetwarzania prowadzonego za pośrednictwem publicznej strony Administrator nie stwierdził, aby przepisy nakładały obowiązek dokonania takiego wyznaczenia. Jeżeli okoliczności ulegną zmianie, odpowiednia informacja zostanie opublikowana w niniejszej Polityce.

2. Zakres zastosowania

Polityka obejmuje publiczną stronę THaiva, jej polską, angielską i tajską wersję językową, publiczne poradniki oraz pozostałe strony informacyjne udostępniane w domenie thaiva.com.

Polityka nie obejmuje przetwarzania danych w aplikacji THaiva, w szczególności danych związanych z kontem użytkownika, uwierzytelnianiem, profilem, paszportem, wizą, adresem pobytu, podróżami, dokumentami, powiadomieniami ani innymi funkcjami aplikacji. Zasady dotyczące tych operacji określa odrębna polityka prywatności udostępniana w aplikacji.

Publiczna strona nie zawiera formularza kontaktowego, formularza rejestracyjnego ani pól przeznaczonych do przekazywania danych tożsamości, danych imigracyjnych lub dokumentów. Odnośniki prowadzące do aplikacji otwierają odrębną usługę, podlegającą własnym zasadom prywatności.

3. Kategorie przetwarzanych danych

3.1. Dane techniczne związane z udostępnianiem i zabezpieczeniem strony

Podczas nawiązywania połączenia ze stroną infrastruktura techniczna może przetwarzać informacje niezbędne do przesłania treści, utrzymania bezpieczeństwa i diagnozowania nieprawidłowości, w szczególności:

• adres IP i podstawowe informacje o połączeniu sieciowym;
• datę i godzinę żądania;
• adres żądanej strony, kod odpowiedzi oraz podstawowe dane żądania HTTP;
• informacje o przeglądarce, urządzeniu i systemie operacyjnym przekazywane w nagłówkach HTTP;
• sygnały bezpieczeństwa służące wykrywaniu nadużyć, ataków i awarii.

Administrator nie wykorzystuje tych danych do tworzenia profili reklamowych.

3.2. Zapis ustawień prywatności w przeglądarce

Aby zapamiętać wybór dotyczący opcjonalnych narzędzi analitycznych, strona zapisuje rekord w lokalnej pamięci przeglądarki (localStorage) pod kluczem thaiva.landing.consent.v2. Rekord zawiera wersję mechanizmu zgód, informację o wyborze dotyczącym analityki, datę aktualizacji oraz sposób dokonania wyboru.

Informacja ta pozostaje na urządzeniu użytkownika i nie jest samodzielnie przesyłana do Administratora. Jest wykorzystywana wyłącznie do odtworzenia i zastosowania wybranych ustawień podczas kolejnych wizyt.

3.3. Dane przetwarzane przez Microsoft Clarity po udzieleniu zgody

Po uzyskaniu uprzedniej zgody Administrator może uruchomić usługę Microsoft Clarity, służącą do oceny sposobu korzystania z publicznej strony i poprawy jej czytelności, nawigacji oraz użyteczności.

W zależności od sposobu korzystania ze strony i ustawień usługi Clarity może przetwarzać między innymi:

• odwiedzane strony, stronę odsyłającą i ogólną ścieżkę nawigacji;
• kliknięcia, dotknięcia ekranu, przewijanie, ruch wskaźnika i czas interakcji;
• parametry przeglądarki, urządzenia, systemu operacyjnego i ekranu;
• przybliżoną lokalizację ustalaną na podstawie informacji sieciowych;
• pseudonimowe identyfikatory przeglądarki lub sesji;
• dane wykorzystywane do tworzenia map cieplnych i technicznej rekonstrukcji przebiegu sesji.

Techniczna rekonstrukcja przebiegu sesji nie jest nagraniem obrazu z kamery ani nagraniem ekranu urządzenia. Powstaje na podstawie danych o wyświetleniu strony i interakcjach użytkownika. Administrator korzysta z dostępnych mechanizmów maskowania treści, a publiczna strona nie zawiera pól przeznaczonych do przekazywania informacji poufnych.

Clarity nie jest pobierany ani uruchamiany przed udzieleniem zgody na analitykę.

3.4. Korespondencja e-mail

Jeżeli użytkownik skontaktuje się z Administratorem pocztą elektroniczną, przetwarzane mogą być dane podane w wiadomości, dane nadawcy, metadane korespondencji oraz informacje niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub obsługi zgłoszenia.

W wiadomościach dotyczących publicznej strony nie należy przesyłać skanów paszportów, wiz, dokumentów pobytowych ani innych informacji poufnych lub wymagających szczególnej ochrony, chyba że Administrator wyraźnie o nie poprosi i ich przekazanie będzie niezbędne do rozpatrzenia sprawy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane w następujących celach i na następujących podstawach:

• udostępnianie strony, zapewnienie jej bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom i diagnozowanie incydentów – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bezpiecznego i niezawodnego serwisu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie wymaganym przepisami także art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapamiętanie i stosowanie ustawień prywatności – zapewnienie funkcji wybranej przez użytkownika; jeżeli zapis stanowi dane osobowe, podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na respektowaniu i wykazaniu wyboru użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• analityka z wykorzystaniem Microsoft Clarity – zgoda, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz zgoda wymagana przez art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej w odniesieniu do niekoniecznego przechowywania informacji lub uzyskiwania do nich dostępu na urządzeniu końcowym;
• obsługa korespondencji i zgłoszeń – w zależności od przedmiotu sprawy: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO;
• realizacja żądań dotyczących ochrony danych i dokumentowanie zgodności – art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO.

Jeżeli do określonej osoby lub operacji ma zastosowanie prawo innego państwa, Administrator stosuje odpowiednią podstawę prawną i wymagane zabezpieczenia wynikające z tego prawa.

5. Dobrowolność podania danych

Dane techniczne niezbędne do zestawienia połączenia są przekazywane automatycznie przez przeglądarkę i infrastrukturę sieciową. Bez ich przetwarzania udostępnienie strony lub zapewnienie jej bezpieczeństwa może być niemożliwe.

Zgoda na Microsoft Clarity jest dobrowolna. Jej odmowa lub późniejsze wycofanie nie ogranicza dostępu do treści publicznej strony.

Podanie danych w korespondencji jest dobrowolne, jednak brak informacji koniecznych do rozpoznania sprawy może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które potrzebują ich do realizacji opisanych celów, w szczególności:

• Cloudflare – w zakresie hostingu, dostarczania treści, ochrony sieciowej oraz technicznych dzienników zdarzeń związanych z publiczną stroną;
• Microsoft – w związku z usługą Microsoft Clarity, wyłącznie po udzieleniu zgody; Microsoft wskazuje, że w związku z usługą Clarity działa jako administrator danych;
• OVHcloud oraz Google – w zakresie obsługi domeny, przekazywania i przechowywania korespondencji kierowanej na adresy w domenie thaiva.com;
• dostawcy usług technicznych, doradcy prawni lub inni profesjonalni doradcy – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Administratora;
• organy publiczne, sądy lub inne uprawnione podmioty – jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa albo jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie wykorzystuje danych z publicznej strony do prowadzenia własnej reklamy behawioralnej.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Cloudflare, Microsoft i Google prowadzą działalność międzynarodową. W związku z architekturą usług, obsługą techniczną lub trasowaniem połączeń dane mogą być przetwarzane poza Polską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli RODO ma zastosowanie do danego transferu, odbywa się on na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, uzupełnionych w razie potrzeby dodatkowymi środkami ochrony.

8. Okres przechowywania danych

• Rekord ustawień prywatności w localStorage pozostaje na urządzeniu do czasu zmiany wyboru, usunięcia danych strony w przeglądarce albo zastąpienia wersji mechanizmu zgód po istotnej zmianie.
• Dzienniki techniczne i bezpieczeństwa są przechowywane przez okres uzasadniony bieżącym utrzymaniem strony, wykrywaniem incydentów, konfiguracją dostawcy i obowiązującymi przepisami.
• Zgodnie z aktualną dokumentacją Microsoft dane umożliwiające rekonstrukcję przebiegu sesji w Clarity są przechowywane przez 30 dni, natomiast dane kliknięć, map cieplnych oraz sesje oznaczone lub zapisane mogą być przechowywane przez 9 miesięcy.
• Korespondencja jest przechowywana przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działania, realizacji obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w przepisach osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania można kierować na adres privacy@thaiva.com. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych przed nieuprawnionym ujawnieniem.

Osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skorzystanie z tego prawa nie wymaga uprzedniego kontaktu z Administratorem.

10. Zarządzanie zgodą na analitykę

Przy pierwszej wizycie, jeżeli w przeglądarce nie ma zapisanej decyzji, strona wyświetla panel umożliwiający odrzucenie opcjonalnej analityki, jej zaakceptowanie albo przejście do ustawień szczegółowych.

Po dokonaniu wyboru przycisk Ustawienia prywatności pozostaje dostępny na stronie. Umożliwia on ponowne otwarcie panelu i zmianę decyzji. Wycofanie zgody jest możliwe w sposób równie prosty jak jej udzielenie.

Po wycofaniu zgody strona zapisuje nowy wybór, przekazuje Clarity informację o braku zgody, usuwa dostępne dla strony pliki cookie Clarity w bieżącej domenie i ponownie ładuje stronę, aby skrypt nie został uruchomiony ponownie. Pliki cookie przechowywane wyłącznie w domenach Microsoft nie mogą zostać bezpośrednio usunięte przez stronę THaiva; można nimi zarządzać w ustawieniach przeglądarki lub za pomocą narzędzi prywatności Microsoft.

Szczegółowe informacje o plikach cookie i pamięci przeglądarki znajdują się w odrębnej Informacji o plikach cookie i pamięci przeglądarki.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach publicznej strony Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania.

12. Bezpieczeństwo i odnośniki zewnętrzne

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ograniczonego zakresu przetwarzania na publicznej stronie, w tym szyfrowanie transmisji, ograniczenie dostępu do procesu wdrożeniowego, nagłówki bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia infrastruktury sieciowej. Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych w internecie nie gwarantuje jednak pełnego bezpieczeństwa.

Strona może zawierać odnośniki do aplikacji THaiva lub serwisów prowadzonych przez inne podmioty. Po przejściu do takiego serwisu dane są przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi przez jego operatora.

13. Zmiany Polityki i wersje językowe

Polityka może zostać zaktualizowana w szczególności w razie zmiany funkcji strony, dostawców usług lub obowiązujących wymagań prawnych. Jeżeli zmiana będzie miała wpływ na zakres opcjonalnej analityki lub ważność wcześniejszej zgody, strona może ponownie poprosić o dokonanie wyboru.

Polityka jest udostępniana w języku polskim, angielskim i tajskim. Każda wersja została zredagowana z użyciem terminologii prawnej i technicznej właściwej dla danego języka i nie stanowi tłumaczenia słowo w słowo. W razie rozbieżności interpretacyjnych wersją odniesienia jest wersja polska. Zasada ta nie ogranicza praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.